123erfasst kann mit der Dreimonatsregel beim Verpflegungsmehraufwand jonglieren

  

(22.5.2020) Arbeiten gewerbliche Mitarbeiter auf einer auswärtigen Baustelle, so können sie den Verpflegungsmehraufwand in Höhe der gesetzlichen Pauschalen steuermindernd geltend machen - Voraussetzung ist allerdings, dass sie nicht mehr als drei Monate auf derselben Baustelle arbeiten. Als unterbrochen gilt die Tätigkeit, sofern ...

• die Abwesenheit von der auswärtigen Baustelle mindestens vier Wochen beträgt oder
• die Mitarbeiter die Baustelle nicht mehr als zwei Tage pro Woche aufsuchen.

Bei Nichtberücksichtigung dieser Fristen ist der Verpflegungsmehraufwand steuerpflichtig. Das Nachhalten der Fristen ist jedoch für das Lohnbüro ein großer manueller und zeitintensiver Mehraufwand. Gilt es doch zu eruieren, für welchen Mitarbeiter die steuerfreie Lohnart in eine steuerpflichtige umgewandelt werden muss. Um diese zeitaufwändige und fehleranfällige Tätigkeit zu reduzieren, hat das Softwarehaus 123erfasst seinem Zeiterfassungssystem eine neue Funktion, die Dreimonatsfrist, die auch bei der Einsatzplanung herangezogen wird, hinzugefügt.

123erfasst berücksichtigt die Dreimonatsregel automatisiert. Dazu muss der Anwender beim Einrichten des Monatskalenders für jeden Mitarbeiter die Dreimonatsfrist als Bedingung angeben. 123erfasst weist dann automatisch dem jeweiligen Mitarbeiter die neue Lohnart nach drei Monaten Tätigkeit auf derselben Baustelle zu. Dies entlastet die Lohnbuchhaltung, da nicht mehr mühsam festgestellt werden muss, wer, wie lange auf welcher Baustelle gearbeitet hat und wann die Lohnart umzustellen ist. Der entsprechende Bericht bildet ferner ab, ...

• welche Mitarbeiter sich innerhalb der Dreimonatsfristen befinden,
• wie viele Tage diese schon auf den relevanten Baustellen arbeiten,
• wann die Dreimonatsfristen jeweils auslaufen und
• ob diese schon überschritten wurden.

Einsatzplanung zur Vermeidung der Steuerpflicht

Da weder Arbeitgeber noch die gewerblichen Mitarbeiter möchten, dass der Verpflegungsmehraufwand steuerpflichtig wird, ist 123erfasst noch einen Schritt weiter gegangen und hat eine visuelle Einsatzplanung integriert. Weist der Verantwortliche einen Mitarbeiter einer Baustelle zu, ist sofort optisch erkennbar, ob er die Dreimonatsfrist überschreitet. Somit ist auf einen Blick ersichtlich, auf welcher Baustelle die Mitarbeiter verplant werden können, ohne dass sie die Dreimonatsfrist überschreiten. Dies entlastet die Einsatzplanung von manuellen Tätigkeiten und die Mitarbeiter von einem steuerpflichtigen Verpflegungsmehraufwand. Eine Win-win-Situation für beide Parteien.

Weitere Informationen zu 123erfasst.de können per E-Mail an anfrage@123erfasst.de angefordert werden.