Zeiterfassung im Home-Office: Überblick statt Überwachung

(9.4.2021) Wie können effektives Zeit-Management und Personaleinsatzplanung bei Home-Office-Arbeitsmodellen funktionieren, ohne den Angestellten das Gefühl von Kontrolle zu vermitteln?

Arbeiten im Home-Office: Von vielen verpönt, von einigen lange etabliert und aktuell von (fast) allen gefordert. Umfragen haben gezeigt, dass bis zu 70% der Angestellten in Deutschland im Frühjahr 2020 erstmalig im Home-Office gearbeitet haben - Neuland also für viele Unternehmen und Mitarbeiter.

• Wie können nun aber effektives Zeit-Management und gezielte Personaleinsatzplanung funktionieren, wenn plötzlich alle in den eigenen vier Wänden statt im (Großraum)-Büro sitzen?
• Wie behalten sowohl Personaler als auch Angestellte den Überblick über Büro-Tage, Home-Office-Zeiten und Urlaubsplanung?
• Wie gelingt das Ganze, ohne dabei das Gefühl von ständiger Kontrolle und Rechenschaftspflicht zu vermitteln?

Eine Antwort kann webbasierte Software zur digitalen Zeiterfassung wie Prime WebTime von Primion sein - insbesondere wenn man das Tool mit einer transparenten internen Unternehmenskommunikation kombiniert.

Foto © Primion 

Ortsunabhängige Home-Office-Zeiterfassung mit benutzerfreundlicher Software

Für Arbeitgeber bedeuten Home-Office-Arbeitsplätze nicht nur, das technische Equipment bereitzustellen. Ein Umdenken, weg von der klassischen Stempeluhr-Mentalität hin zu einer auf Vertrauen und Loyalität basierenden Unternehmenskultur, ist ebenso erforderlich. Die digitale Zeiterfassung schafft in diesem Kontext einen stabilen Rah­men - und zwar für beide Seiten. Schließlich muss auch die Arbeit im Home-Office gut organisiert sein. Smarte und individuell konfigurierbare Software muss deshalb übersichtlich anzuwenden sein und abbilden, was Arbeitgeber benötigen.

Im Voraus geplante Home-Office-Tage sowie Fehlzeiten durch Krankheit lassen sich mit Prime WebTime ebenso darstellen wie detaillierte Arbeitszeitbuchungen. Die digitale Zeiterfassung im Home-Office erfolgt entweder über die Web-Anwendung oder über eine mobile WebApp. Die Tableau-Übersicht zeigt Arbeitgebern jederzeit, welche Mitarbeiter zu welchen Zeiten im Büro sind oder im Home-Office arbeiten und macht sämtliche Anwesenheiten langfristig nachvollziehbar.

Die Home-Office-Tage können mit prime WebTime im Voraus geplant und genehmigt werden. Werden weitere Tage beantragt, bekommt der Arbeitnehmer dank der Software zur digitalen Zeiterfassung die Mitteilung, dass die zulässige Zahl überschritten wurde. Die digitale Zeiterfassung mit prime WebTime ist dank zahlreicher Schnittstellen kompatibel zu den gängigen Lohn- und Gehaltsprogrammen wie DATEV oder SAP. Die Personalabteilung kann die erfassten Daten jederzeit in unterschiedlichen Dateiformaten auswerten - beispielsweise für eine exakte Stundenabrechnung.

Arbeitszeitschutz auch im Home-Office – dank digitaler Zeiterfassung

Was viele nicht wissen: Einen gesetzlichen Arbeitnehmeranspruch auf Home-Office gab es bisher nicht - es sei denn, Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarungen enthielten ergänzende Regelungen. Die Corona-Arbeitsschutzverordnung der Bundesregierung verpflichtet die Unternehmen nun - vorerst bis zum 31. April 2021 - Home-Office zu ermöglichen, sofern keine zwingenden Gründe dagegensprechen. Wie es danach weitergeht und ob die Pandemie dazu beiträgt, dass Home-Office-Arbeitsplätze künftig zur Tagesordnung gehören, bleibt abzuwarten.

Eines allerdings gilt nach wie vor - auch für die Home-Office-Zeiterfassung: das Arbeitszeit- oder Arbeitszeitschutzgesetz (ArbZG):

• Mitarbeiter dürfen ihre Arbeitszeit von acht Stunden täglich oder 48 Stunden wöchentlich nicht überschreiten - Pausen ausgenommen.
• Diese und alle darüber hinaus gehenden Zeiten müssen dokumentiert werden.

Dank digitaler Zeiterfassung und der vollständigen Buchung sämtlicher Zeiten beziehungsweise Fehlzeiten, wird es Arbeitgebern und Arbeitnehmern deutlich erleichtert, die Arbeitszeitschutzbestimmungen einzuhalten. So kann Mehrarbeit beispielsweise eindeutig erfasst und durch beantragte freie Tage ausgeglichen werden. Wer seinen Mitarbeitern diesen Sinn hinter der digitalen Zeiterfassung erklärt, sollte im Gegenzug mit dem Vorurteil der Leistungskontrolle aufräumen können. Zudem sind erfasste Zeiten und Anwesenheiten im Büro ein wichtiges Planungsinstrument - für Kalkulation und Angebotserstellung sowie für interne Meetings und gemeinsame Kundentermine zum Beispiel.

Weitere Informationen zur Zeiterfassung im Home-Office können per E-Mail an Primion angefordert werden.