Von der elektronischen Bauakte zur elektronischen Gutschrift

• effizientere Workflows bei der GASAG dank elektronischer Signatur

(16.6.2005) Zur Optimierung von Workflows setzt die GASAG Berliner Gaswerke AG - eigenen Angaben zufolge das größte kommunale Gasversorgungsunternehmen Westeuropas - auf die elektronische Signatur und kommt so dem papierlosen Büro einen großen Schritt näher. Im Projekt eBau hat der Konzern bereits drei Workflows, in denen bislang Bauakten in Papierform verteilt, bearbeitet und dann im Papierarchiv abgelegt wurden, vollständig auf die elektronische Verarbeitung umgestellt.

Uwe Worch, IT-Leiter bei der GASAG: "Das Projekt eBau hat sich als effizient und innovativ erwiesen. Wir halten bereits Ausschau nach weiteren Workflows, die mittels elektronischer Signatur ebenfalls effizienter gemacht werden können."

Baudienstleister reichen ihre Bauakten über ein Web-Portal elektronisch signiert ein. Da die Akten später für Gerichtsprozesse verwendbar sein müssen, werden sie vom Baudienstleister vor der Übertragung qualifiziert elektronisch signiert. Die qualifizierte elektronische Signatur gewährleistet eine sichere Herkunft (Authentizität) und die Unversehrtheit (Integrität) der elektronischen Daten und macht somit den Inhalt rechtsverbindlich. Die elektronische Erfassung von Daten zur Weiterverarbeitung im ERP-System, das Drucken bzw. der Postversand von Daten entfällt komplett. Die Daten können sofort und ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden bis hin zur elektronischen Archivierung. Nach Abschluss eines Bauprojektes erhält der Baudienstleister eine elektronische Gutschrift. Auch diese ist diesmal von der GASAG qualifiziert elektronisch signiert und erfüllt somit die Anforderungen, die das Umsatzsteuergesetz §14 an den elektronischen Versand von Rechnungsdaten stellt.

Bestehende Papierarchive, in denen die Bauakten aufgrund der Beweiswirkung jahrzehntelang physisch gelagert werden mussten, sollen nun mittels elektronischer Signatur Schritt für Schritt abgebaut werden. Die Papierdokumente werden dazu eingescannt, elektronisch signiert und erhalten einen elektronischen Zeitstempel, der den Zeitpunkt der elektronischen Archivierung festhält. Danach fließen auch sie in das elektronische Archiv.

Vorteil der elektronischen Archivierung ist nicht nur die Einsparung von Lagerkosten, sondern vor allem die bessere Auffindbarkeit der Daten, da sie durch entsprechende Suchfunktionen in Sekunden verfügbar sind und keiner mehr zur Aktensuche in das Papierarchiv muss.

Auf Seiten der GASAG erfolgt die Signaturerzeugung im Stapelsignaturverfahren und die Signaturprüfung vollautomatisch. Auf Seiten der Baudienstleister werden die Signaturen manuell erzeugt mit einer Standard-Signaturausstattung, die man z.B. auch in einer Industrie- und Handelskammer beantragen kann.

Die Beratung zur Einführung der elektronischen Signatur und die zur Umsetzung benötigten Trustcenterdienstleistungen lieferte der Zertifizierungsdienstleister D-TRUST GmbH. Das Unternehmen ist eine Tochtergesellschaft der Bundesdruckerei GmbH und als staatlich akkreditiertes Trustcenter berechtigt, qualifizierte Zertifikate, die man für die rechtsverbindliche elektronische Signatur benötigt, herauszugeben.

Die Software der Produktfamilie digiSeal, die zum elektronischen Signieren und Überprüfen der Signatur auf Seiten der Baudienstleister als Client-Variante und auf Seiten der GASAG als Server-Variante eingesetzt wird, entwickelte das Berliner Unternehmen secrypt GmbH, das sich auf Prozesslösungen auf Basis der elektronischen Signatur spezialisiert hat.

Bei der Einbindung in das bestehende ERP- und das elektronische Archiv-System verläßt sich die GASAG auf die IT-Dienstleister SD & C Solutions Development and Consulting GmbH sowie forcont business technology gmbh. SD & C erstellte das Web-Portal zur Übergabe der Daten und Dokumente und sorgte für die vollständige Integration in das bestehende ERP-System. Dazu gehörte auch die Verifizierung der elektronischen Signaturen. forcont schuf die Voraussetzungen für die elektronische Signierung und den Versand von Gutschriften auf elektronischem Weg. Das auf dokumentenzentrierte Anwendungen und Systemintegration spezialisierte Softwarehaus stellte zudem die Ablage aller rechtsrelevanten Bestandteile der eingestellten und versandten elektronischen Dokumente und Signaturen in das elektronische Archiv sicher. Für den internen Zugriff auf die Dokumente und Signaturkomponenten erstellte forcont eine intuitive Web-Anwendung auf Basis der Software forcont factory.