Betriebskostenabrechnungen 2002 mit hohem Konfliktpotential

(4.4.2003) Bei den schleswig-holsteinischen Mietervereinen treffen vermehrt die Betriebskostenabrechnungen des Jahres 2002 ein. In Zeiten steil ansteigender Energiekosten und öffentlicher Gebühren auf der einen und sinkendem Realeinkommen auf der anderen Seite lassen immer mehr Mieterhaushalte ihre Betriebskostenabrechnungen überprüfen. Dieser Tätigkeitsbereich hat sich im Laufe der letzten Jahre zu einem Schwerpunkt der Arbeit in den Mietervereinen herausgebildet. Dabei könnte alles ganz einfach sein; nach dem gesetzlichen Leitbild sind die Betriebskosten in der Miete enthalten - Vermieter sind berechtigt, bei steigenden Betriebskosten Mieterhöhungserklärungen abzugeben, die diese Steigerungen abfangen. In der Wohnungswirtschaft herrscht aber seit langem ein Trend vor, jede noch so marginale Kleinigkeit aus der Miete auszugliedern und gesondert zur Umlage zu bringen. Dies ist aber nur dann zulässig, wenn es dazu klare mietvertragliche Vereinbarungen gibt. Dabei kommt es nicht in jedem Fall auf die Vereinbarungen an, die im Mietvertrag schriftlich fixiert sind. Bei alten Verträgen ist dort oft eine Bruttomiete inklusive sämtlicher Betriebskosten vereinbart, obwohl die Parteien über viele Jahre hinweg einzelne Betriebskostenarten oder den gesamten Katalog im Wege der Umlage abgerechnet haben. Dies kann für beide Seiten zu einer einvernehmlichen Abänderung der Vertragsgrundlagen führen.

Für eine fällige Betriebskostenabrechnung gilt im Grundsatz:

Der Abrechnungszeitraum - meistens das Kalenderjahr, gelegentlich aber auch die Zeit zwischen dem 01.07. eines Jahres und dem 30.06. des Folgejahres - muss klar definiert sein und einen Jahreszeitraum umfassen. Es dürfen keine Abrechnungslücken im Anschluss an das Vorjahr entstehen. Beim Mieterwechsel innerhalb dieses Zeitraumes ist zwischen dem ausziehenden und dem einziehenden Mieter monatsanteilig abzugrenzen. Die einzelnen mietvertraglich vereinbarten oder durch ständige Vertragspraxis als umlagefähig vereinbarten Betriebskosten müssen einzeln mit ihren Gesamtkosten für das Haus aufgeführt sein unter Mitteilung des jeweiligen Rechnungsdatums. Wenn sich Bescheide oder Jahresrechnungen nicht mit dem Abrechnungszeitraum decken, sind sie abzugrenzen - in diesem Falle fließen zeitanteilig zwei Jahresrechnungen in die Betriebskostenabrechnung ein.

Auch bei grundsätzlich umlagefähigen Betriebskostenpositionen steckt der Teufel im Detail; Hauswartskosten sind grundsätzlich umlagefähig, wenn deren Umlage auch vereinbart ist. Häufig erledigen Hausmeister - insbesondere bei großen Wohnungsbaugesellschaften - auch in erheblichem Umfang Verwaltungsaufgaben oder erbringen Reparaturleistungen. Beide Positionen sind aber grundsätzlich nicht umlagefähig. Stecken sie jedoch in den Hausmeisterkosten drin, so müssen sie aus diesen Kosten wieder - gegebenenfalls im Wege der Schätzung - herausgezogen werden. Dies lässt sich möglicherweise nur anhand der Vertragsunterlagen des Hauswartes feststellen. Ähnliches gilt für die Fahrstuhlkosten. Für viele Fahrstühle sind sogenannte Vollwartungsverträge abgeschlossen, die alle Reparaturen mit abdecken. In diesem Falle ziehen die meisten Vereine einen Anteil von 40 Prozent pauschal für die darin enthaltenen Reparaturleistungen von den Fahrstuhlkosten ab. Aufmerksamkeit gilt es auch bei Gartenpflegekosten walten zu lassen. Viele Anbieter von derartigen Dienstleistungen berechnen diese pauschal nach Quadratmetern der zu pflegenden Flächen. Bei der Überprüfung derartiger Verträge haben die Mietervereine jede Menge Unstimmigkeiten bei den Quadratmeterangaben festgestellt, insbesondere wenn aufgeteilt wird nach Rasen- und Rabattenflächen oder ähnlichen Kriterien.

Natürlich muss die Abrechnung den Verteilungsschlüssel ausweisen. In der Regel gehört hierzu die Angabe der Gesamtquadratmeter des Hauses und die Quadratmeterzahl der Wohnung, über die abgerechnet wird. Dem Betriebskostensaldo für die einzelne Wohnung sind dann die Vorauszahlungen des Mieters gegenüber zu stellen. Auch hier ist Vorsicht angebracht; nicht immer stimmt diese Angabe mit den tatsächlichen Zahlungen des Mieters überein.

In jedem Falle hat der Mieter Anspruch darauf, die der Betriebskostenabrechnung zugrundeliegenden Belege im Original zu prüfen. Gegen Kostenerstattung kann er auch Fotokopien verlangen. Mit dem Mietrechtsreformgesetz wurde im September 2001 eine Bestimmung neu in das Gesetz eingefügt, wonach der Vermieter zum sparsamen Umgang mit den treuhänderisch verwalteten Geldern der Mieter umzugehen verpflichtet ist. Der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit erlangt z.B. Bedeutung bei einer Erdbebenversicherung in einer Gegend, in der mit Erdbeben nicht zu rechnen ist. Auch eine volle Hausmeisterstelle für eine kleine Wohneinheit, überzählige Müllbehälter oder ein überhöhtes Hausmeistergehalt rechtfertigen gegebenenfalls Abzüge.

Neu ist auch die Verpflichtung des Vermieters, seine Abrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorzulegen. Diese Frist ist eine Ausschlussfrist. Versäumt der Vermieter diese Frist, so ist mit Nachforderungen ausgeschlossen. Dies berührt aber nicht den Anspruch des Mieters gegenüber seinem Vermieter, dass über Vorauszahlungen abgerechnet wird. Ergibt eine verspätet vorgelegte Abrechnung ein Guthaben zu Gunsten des Mieters, so kann er dieses durchaus noch geltend machen.

Das Recht der Betriebskostenabrechnungen ist außerordentlich komplex; insbesondere bei größeren Anlagen sind Mieter in aller Regel überfordert, wenn sie deren Berechtigung überprüfen wollen. Dies liegt auch an der ungleichen Rollenverteilung; die meisten Vermieter treten ihren Mietern professionell und mit einem reichen Erfahrungsschatz gegenüber. Mieterhaushalte, die einmal im Jahr mit einer Betriebskostenabrechnung konfrontiert werden, sitzen in diesem Falle leicht am kürzeren Hebel, wenn sie sich nicht ihrerseits fachkundiger Hilfe bedienen.