123erfasst zur Dokumentation von Zeiten und Baufortschritt für GaLaBauer Jakob Leonhards Söhne

(17.9.2024) Im Rahmen der Digitalisierung hat sich die Jakob Leonhards Söhne GmbH & Co. KG dazu entschieden, die Arbeitszeiten ihrer gewerblichen Mitarbeiter mithilfe der App „123erfasst” zu erfassen und anschließend im Lohnbüro weiterzuverarbeiten. Die Applikation wurde speziell für die tägliche Erfassung der Ist-Zeiten auf der Baustelle entwickelt. 

Die App lässt sich auf Smartphones sowie Tablets nutzen. (Foto: Timo Lutz – Team für Industriefotografie) 

Jakob Leonhards plant und realisiert mit 160 Mitarbeitern Projekte in ganz Deutschland. Zum Portfolio des Garten- und Landschaftsbauers gehören Fassadenbegrünungen in Berlin, die Calwer Passage in Stuttgart, der Vodafone Campus in Düsseldorf, die Innenraumbegrünung des Frankfurter Flughafens sowie Europas größte Grünfassade - der Kö-Bogen 2 in Düsseldorf.

Ziel von Leonhards sind die Abschaffung handschriftlicher Aufzeichnungen und die medienbruchfreie Verfügbarkeit von Daten. Die Zeiten der gewerblichen Mitarbeiter sollen nicht nur für die Lohnabrechnung erfasst, sondern auch in das Warenwirtschaftssystem übernommen und auf die entsprechenden Kostenstellen gebucht werden. 

Beispielhafte Personal-Zeitübersicht (Bild: 123erfasst) 

Hinterlegen individueller Kalender

Das Regelwerk der Software ermöglicht die Speicherung individueller Kalender, in welchen verschiedene Arbeits- und Pausenzeiten sowie firmeninterne Zuschläge für Überstunden, Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit, Verpflegungszuschüsse, aber auch Auslösungen, Entfernungspauschalen, Saison-Kurzarbeitergeld, witterungsbedingter Arbeitsausfall und sonstige Auslagen und Fehlzeiten hinterlegt werden können. 

Datenübermittlung an die Lohnsoftware

Die Kolonnenführer und Bauleiter wurden von Jakob Leonhards mit Smartphones ausgestattet, auf denen die App installiert ist. Die Bauleiter loggen sich morgens in 123erfasst ein, melden sich auf der Baustelle an und erfassen die Anwesenheitszeiten der zugeteilten Personen. Das System ergänzt die erfassten Stunden mit den hinterlegten Informationen aus dem Regelwerk. Die daraus resultierenden Ergebnisse übergibt 123erfasst direkt an die Lohnsoftware. 

Zu Beginn eines neuen Monats übernimmt die Lohnbuchhaltung die Daten in das Lohnprogramm. Zusätzlich fließen die Daten über eine Schnittstelle in die entsprechenden Kostenstellen.

Erstellen eines Bautagebuchs

Da eine genaue Dokumentation des Bauablaufs immer wichtiger wird, dokumentiert die Bauleitung den Baufortschritt mit Fotos und entsprechenden Kommentaren. Diese werden mit Datum und Uhrzeit erfasst und jeweils mit aktuellen Wetterdaten verknüpft. Alle erfassten Informationen lassen sich automatisch zu einem Bautagebuch zusammenfassen und stehen als Leistungsnachweis zur Verfügung.

Weitere Informationen können per E-Mail an 123erfasst.de GmbH angefordert werden.