Integrierte Zeiterfassung im ERP-System von Softbauware

(31.7.2024) Stempelkarte, Stechuhr, Stundenzettel: Die Möglichkeiten, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen, sind vielfältig. Softbauware bietet ein spezialisiertes Programm an, das sich an die Bedürfnisse der bauzuliefernden Industrie, der Betonfertigteilbranche und der Fertighaushersteller richtet. Dieses ist in das ERP-System von Softbauware integriert.

Am PC kann jederzeit der eigene Status eingesehen werden. Das unterstützt unter anderem bei der Einhaltung der Pausenzeiten. (Bild: Softbauware GmbH) 

Das Unternehmen will mit der Personalzeiterfassungs-Anwendung (PZE) alle Anforderungen des Personalstundenmanagements abdecken. Im System werden unterschiedliche Zeitmodelle erfasst, um die zeitlichen Rahmenbedingungen der verschiedenen Anstellungsarten und Unternehmensbereiche abzubilden und die Einhaltung von Arbeitnehmerschutz-Maßnahmen zu gewährleisten. Für jede Person kann bei Bedarf eine individuelle Arbeitszeitenregelung festgelegt werden. Werden Pausen- und Ruhezeiten zwischen zwei Schichten überschritten, erfolgt eine Meldung an die Vorgesetzten oder die Personalabteilung.

Die Mitarbeiter können ihre Urlaubsplanung dank der Darstellung des ausstehenden und bereits genommenen Urlaubs unkompliziert verwalten. (Bild: Softbauware GmbH) 

Mitarbeiter können an Terminals oder am PC ihr Kommen und Gehen sowie Pausenzeiten und Dienstgänge einbuchen. Urlaube lassen sich ebenfalls über das System vermerken und durch die Vorgesetzten im ERP genehmigen oder ablehnen. Die Urlaubsplanung erfolgt über das System, was den Vorteil bietet, dass jeder Mitarbeiter auf die bevorstehenden Urlaubszeiten zugreifen kann. Dadurch lassen sich Engpässe vermeiden, die bei fehlendem Überblick der genommenen Urlaubstage schnell auftreten können. In der Urlaubsübersicht sieht der Vorgesetzte bereits genehmigte Abwesenheiten in seiner Abteilung und kann eingehende Urlaubsanträge entsprechend bewerten. Zudem können die PZE-Daten für die Verplanung von Montageteams genutzt werden.

Arbeitszeit selbstständig erfassen an Terminals oder am PC (Bild: Softbauware GmbH) 

Da die PZE-Anwendung als Erweiterung der ERP-Software von Softbauware konzipiert ist, profitieren Kunden von der Vernetzung der einzelnen Abteilungen. PZE-Zeitkarten können im System erstellt und an die Lohnbuchhaltung weitergegeben werden, die nur noch für die Verbuchung der Löhne zuständig ist. Dies beschleunigt die Informationsweitergabe und reduziert Fehler durch verlorene, ausgedruckte Stundenzettel oder handschriftlich geführte Listen. Ein weiterer Vorteil der Vollintegration der PZE-Daten im ERP ist der Nutzen für die Betriebskostenberechnung, da die Daten direkt in die IST-Kostenkalkulation einfließen.

Während der Einrichtung des Systems begleitet Softbauware jeden Schritt und stellt die Übertragung aller Mitarbeiterdaten sicher. Löst die PZE-Anwendung ein bestehendes Programm ab, treten keine Ausfallzeiten der Dokumentation auf. Mitarbeiter-Workshops zur Bedienung der Anwendungen gehen der Nutzung voraus, um sicherzustellen, dass das System bei Inbetriebnahme reibungslos läuft und optimal auf den Kunden abgestimmt ist. Diese Workshops beinhalten exemplarische Buchungen, um mögliche Probleme bei der Datenerfassung im Vorfeld aufzudecken und zu lösen. Der Übergang wird im laufenden Betrieb fließend vollzogen.

Weitere Informationen können per E-Mail an Softbauware angefordert werden.