Wege aus dem Abstimmungschaos bei Baubeteiligten

• Adobe Acrobat 9 Pro Extended für das Bauwesen

(13.10.2008) Der Arbeitsalltag von Architekten, Ingenieuren und Bauunternehmern unterscheidet sich nicht von vielen anderen Branchen: unter Kostendruck müssen knappe Fristen eingehalten werden. Bei internationalen Projekten sind zum Projektbeteiligte geografisch verteilt, was Abstimmungsprozesse noch verkompliziert. Außerdem werden Änderungen über verschiedene Medien wie Telefon, E-Mail oder Fax gemacht, so dass Fehler durch den häufigen Medienbruch unvermeidlich sind. Natürlich nutzen die unterschiedlichen Projektpartner auch keine einheitlichen Systeme, Formate oder Betriebssysteme für den Austausch von Zeichnungen, Verträgen, Kalkulationen oder sonstigen Planungsunterlagen. Und schließlich muss nach Abschluss des Projekts eine komplette Dokumentation erstellt werden. (Nicht nur) aus diesen Gründen ist es sinnvoll, Dokumente wie Werkpläne oder Statikberechnungen in einem langlebigen Format zu archivieren.

Viele Unternehmen befürchten zudem, dass vertrauliche Informationen in unbefugte Hände gelangen und halten deshalb noch immer am arbeits- und kostenintensiven Austausch von Papierdokumenten fest. Dabei kann Adobe Acrobat 9 Pro Extended helfen, die Herausforderungen der Baubranche zeit- und kostensparend zu bewältigen.

Digitale Projektmappen

Gerade im technischen Umfeld lässt sich mit den vielfältigen Werkzeugen von Adobe Acrobat und dem Portable Document Format (PDF) ein durchgängiger elektronischer Workflow realisieren. Alle projektbezogenen Informationen wie CAD-Zeichnungen, Office-Dokumente, Kalkulations-Dateien oder Formulare lassen sich in einer einzigen Datei als sicheres und kompaktes so genanntes "PDF-Portfolio" bündeln und an alle Projektbeteiligten wie Fachplaner oder Ingenieurbüros, Bauunternehmer, Subunternehmer oder Kollegen elektronisch versenden. Das universelle PDF-Portfolio funktioniert dabei wie ein Transportcontainer für unterschiedliche Dateiformate ... und kann auch - mit einigen Komfort-Abstrichen - mit älteren Acobat Reader-Versionen genutzt werde.

Originalformate können wahlweise auch als Anhänge mit dem PDF in komprimierter Form auf die Reise geschickt werden.

Das PDF, das oftmals wertvolles geistiges Eigentum enthält, lässt sich zudem zuverlässig gegen unberechtigten Zugriff schützen. Mit wenigen Mausklicks legen Planer oder die Projektleitung fest, ob ein Dokument geändert, gedruckt oder kopiert werden darf. Rechtsgültige, digitale Signaturen können zudem unbefugte Änderungen verhindern und sichern die Authentizität eines Dokuments. Alle einmal definierten Sicherheitseinstellungen sind speicherbar und können konsistent auf andere PDF-Dateien angewendet werden. Sensible Inhalte lassen sich außerdem durch Schwärzen dauerhaft aus den Projektunterlagen entfernen:

Der ISO Standard PDF/A erlaubt schließlich die verlässliche Langzeitarchivierung von PDF-Dokumenten über Acrobat.

Adobe Reader spart den CAD-Viewer, Word-Viewer, Excel-Viewer, ...

Planer, Bauunternehmer oder Facility Manager können alle relevanten Projektdaten in einer einzigen, gesicherten PDF-Datei transportieren. Für die Abstimmung der Unterlagen müssen die Parteien nicht in Zusatzsysteme investieren. Jeder Projektbeteiligte kann entsprechend aktivierte PDF-Dokumente mit dem kostenlosen Adobe Reader 9 kommentieren und markieren sowie sie per E-Mail zeitsparend weiterleiten. Somit wird der Adobe Reader zum vollwertigen Viewer und Abstimmungswerkzeug. Alle Teammitglieder können so ohne technische Barrieren in die Abstimmungsprozesse einbezogen werden. Freigabeprozesse nehmen ohne lange Versandzeiten und kostspielige Kurierfahrten nur noch einen Bruchteil der Zeit in Anspruch. Korrekturen lassen sich mit Acrobat 9 sogar in Echtzeit durchführen: Während interaktiver Dokumentenabstimmungen können sich alle Projektbeteiligten im Team die Kommentare anderer Teilnehmer anzeigen lassen und diese ergänzen.

Damit der Überblick nicht verloren geht, lassen sich sämtliche Anmerkungen nach Autor, Datum und Seite sortieren. Der Status des Freigabeprozesses ist so jederzeit nachvollziehbar.

2D-CAD-Pläne und 3D-Gebäudemodelle

Acrobat kann die Verwaltung von Änderungen und die Archivierung von Entwurfs- und Werkplänen nachhaltig verändern. Denn mit der Software lassen sich 2D-Pläne in DIN A0 bis hin zu Übergrößen von 36 mal 36 Metern incl. Ebeneninformationen maßgenau speichern. Mit Acrobat Pro lassen sich zudem nicht nur Kommentarfunktionen, sondern auch die 2D-Maßwerkzeuge für den kostenlosen Adobe Reader freischalten (siehe Menü sowie Bild oben). Das Messwerkzeug von Acrobat und Reader berechnet Flächen, Abstände oder den Umfang und speichert diese als Kommentare.

Mit Acrobat 9 Pro Extended können zusätzlich über 40 verschiedene 3D-CAD-Formate in 3D-PDF-Dokumente umgewandelt werden. Auch im 3D-Model kann gemessen und kommentiert werden - siehe Bild rechts. Neu ist die Möglichkeit, das 3D-Gebäudemodell im IFC-Format in ein 3D-PDF-Dokument umzuwandeln, welches die komplette Gebäudestruktur und die attributiven Daten von Bauteilen enthält - siehe Bild "IFC Modell mit Haustechnik" sowie Bild "IFC Bauteilauswahl und Schnitt".

Ein PDF-Portfolio kann während der Bauphase als digitale Gebäudeakte dienen, in der sämtliche Gebäudedaten für die Dokumentation und Präsentation vor Kunden abrufbar sind. Auch Videodateien oder Flash-Animationen können in das Projekt-PDF aufgenommen werden.

In PDFs integrierte 3D-Gebäudemodelle lassen sich mit Acrobat oder Adobe Reader in Echtzeit navigieren, drehen, zoomen, verschieben oder in der Darstellung umschalten. Die Anwendungsmöglichkeiten dieser Technologie sind vielfältig und reichen vom virtuellen Gebäudespaziergang bis zur interaktiven 3D-Bedienungsanleitung für technische Geräte. Auch die Darstellung einzelner Geschosse oder dynamische Schnitte sind im PDF möglich:

Animierte 3D-Modelle können also in ein PDF eingebunden werden und bei entsprechender Aufbereitung lassen sich unterschiedliche Ansichten mit oder ohne Haustechnik oder Möblierung anzeigen. Auch der DXF-Export eines im PDF entwickelten Schnittes ist möglich: Bild.

Die folgenden Beispiele stammen aus dem AECWEB.de und lassen bereits ab Acrobat-Reader 7.07 3D-Feeling aufkommen - also: linke Maustaste drücken und gedrückt halten während man die Maus bewegt:

• moderne Einfamilienhaus von Atelier23 aus Wien
• Geschäftshaus von Crate and Barrel Store

Formulare beschleunigen Projektabwicklung

Interaktive Formulare erweitern die Möglichkeiten von PDF-Dateien zusätzlich. Angebotsanfragen, Ausschreibungen oder Informationsanforderungen können mit Acrobat erstellt, mit dem Adobe Reader ausgefüllt und direkt wieder elektronisch eingelesen werden. Gestaltete Formulare aus Word, InDesign oder Excel oder gescannte Papierformulare mit Formularfeldern werden automatisch erkannt und lassen sich in ausfüllbare Adobe PDF-Formulare umwandeln. Der so genannte "Adobe LiveCycle Designer ES", das in Acrobat 9 Pro Extended enthaltene professionelle Werkzeug für die Entwicklung und Gestaltung von Formularen, kann zudem helfen, dynamische Formulare im XML-Format zu erstellen, anzupassen und zu automatisieren.

Das Formularprotokoll gibt Auskunft darüber, wann und von wem ein Formular ausgefüllt wurde. Zur Rückführung und Auswertung werden die zurückgesandten PDF-Formulare in eine Excel-Tabelle oder in eine XML-Datei exportiert. Damit ist kein lästiges Abtippen von Daten mehr erforderlich.

Langfristig denken

PDF ist als Archivierungsformat bestens geeignet. Nicht nur E-Mails aus Outlook oder Lotus Notes lassen sich sicher im PDF-Format inklusive der Dateianlagen archivieren. 2D-Zeichnungen, Dokumentationen oder gescannter Schriftverkehr können ebenfalls als durchsuchbare PDF-Dokumente abgespeichert werden. Adobe Acrobat 9 erzeugt, prüft und korrigiert speziell für die Archivierung vorgesehene PDF-Dokumente nach dem ISO-Standard PDF/A, der die Langzeitarchivierung von PDF-Dateien spezifiziert.

Für eine langfristige Aufbewahrung darf das Dokument nur zugelassene Inhalte enthalten. So dürfen in PDF/A Dokumenten keine Multimedia-Inhalte oder Verschlüsselungen angewendet werden, weil der PDF/A-Standard dies nicht zulässt. Zudem müssen alle verwendeten Schriften eingebettet werden, damit die Dokumente jederzeit angezeigt und geöffnet werden können, wie sie erstellt wurden. Der PDF/A-Standard ist im Gegensatz zum TIFF-Format mit einer Volltextsuche durchsuchbar und enthält Vektoren, so dass auch Zeichnungen in 30 Jahren noch gut erkennbar sind.

Unter dem Strich lassen alle vorgestellten Funktionen eine schnellere, fehlerfreie und sichere Kommunikation im Bauwesen, eine Optimierung von Prozessen und die regelkonforme Dokumentation und Archivierung von Unterlagen erwarten. Damit steigt schließlich die Chance, dass auch bei komplexen Bauprojekten weniger Missverständnisse und vor allem weniger Kosten entstehen.