Mit pünktlicher Betriebskostenabrechnung Ärger vermeiden

• Sämtliche Kosten für Betrieb, Pflege und Wartung tragen die Mieter
• Keine Verpflichtung zur Teilabrechnung

(2.3.2005) Vermieter sparen sich viel Ärger, wenn sie ihren Mietern die jährliche Betriebskostenabrechung pünktlich zukommen lassen - das heißt spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums. Konkret heißt das, dass eine Betriebskostenabrechnung für den Abrechnungszeitraum 1. Januar bis 31. Dezember 2004 dem Mieter bis spätestens 31. Dezember 2005 mitgeteilt werden muss.

"Ist die Abrechungsfrist verstrichen, können Vermieter keine Nachzahlung mehr vom Mieter verlangen. Dagegen haben Mieter auch über die zwölf Monate hinaus Anspruch auf eine Rückzahlung, wenn sie zuviel bezahlt haben. Vermieter, die verspätet abrechnen, haben also nur Nachteile", verdeutlicht Jürgen Michael Schick, Pressesprecher des Immobilienverbandes IVD.

Nach Ablauf der Einjahresfrist darf der Vermieter nur dann abrechnen, wenn er die Verspätung nicht selbst zu verantworten hat. "Das wäre vermutlich der Fall, wenn seine EDV-Anlage für längere Zeit ausfällt, den Vermieter aber keine daran Schuld trifft - allerdings ist in Literatur und Rechtsprechung bisher umstritten, wann von einem Verschulden auszugehen ist", so Schick.

Keine Verpflichtung zur Zwischenabrechnung

Der Vermieter ist nicht zu Zwischenabrechungen verpflichtet. Gibt ein Mieter während der Abrechungsperiode seine Wohnung auf, muss er sich damit abfinden, dass er die Abrechnung womöglich Monate nach seinem Auszug erhält. Allerdings hat er bezüglich Betriebskosten, die verbrauchsabhängig abgerechnet werden, Anspruch auf eine Zwischenablesung. Diese ist jedoch kostenpflichtig. Die Ablesekosten sind vom Mieter zu tragen. "In der Regel ist die Zwischenablesung teurer als die Abweichung der durch Zeitgewichtung rechnerisch ermittelten Kosten. Es kann Mietern daher nicht empfohlen werden auf einer Zwischenablesung zu bestehen." rät Schick.

Hat der Mieter die Abrechnung erhalten, muss er Einwände gegen diese ebenfalls innerhalb eines Jahres geltend machen. Geht also dem Mieter die Abrechnung für 2004 am 13. Juli 2005 zu, muss er seine Einwände spätestens am 12. Juli 2006 dem Vermieter mitteilen. Nach Ablauf dieser Frist sind ihm Einwände nur möglich, wenn er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat - also zum Beispiel überraschend für längere Zeit krank wurde und keine Möglichkeit hatte, seine Einwände beim Vermieter zu melden.

Was der Vermieter abrechnen darf

Welche Kosten der Vermieter trägt und was er auf die Mieter umlegen darf, steht in der Betriebskostenverordnung vom 1.1.2004. Die Grundregel lautet: Der Vermieter kann regelmäßige Kosten für Betrieb, Pflege und Wartung des Hauses und seiner Anlagen abrechnen, zum Beispiel Grundsteuer, Wasserversorgung, Müllabfuhr und Kosten für die Haftpflichtversicherung. Alle Kosten für Verwaltung und Reparaturen dagegen hat er selbst zu tragen.

"Verfügt das Haus beispielsweise über einen Fahrstuhl, müssen die Mieter regelmäßige Wartungsarbeiten und die Gebühren für das Notrufsystem zahlen. Wenn sich bei der Wartung herausstellt, dass Teile ausgetauscht werden müssen, ist der Vermieter dran", erläutert der Berliner Rechtsanwalt und Hausverwalter Ulrich Löhlein.

Umfassende Wartungsverträge, in denen auch Kosten für Reparaturen enthalten sind, darf der Vermieter also nicht vollständig weiterberechnen. Er muss vielmehr genau klären, was er für Wartung und Betrieb und was er für Reparaturen gezahlt hat. Nur die Kosten für Wartung und Betrieb dürfen in der Nebenkostenabrechnung auftauchen.

Unangemessen aufwändige Maßnahmen können nicht auf den Mieter umgelegt werden. "Das heißt, dass der Vermieter keinen Gärtner beschäftigen darf, der einen Stundenlohn verlangt, der doppelt so hoch ist wie marktüblich", so Löhlein. "Das heißt aber nicht gleichzeitig, dass er immer die billigste Lösung wählen muss - er muss also zum Beispiel nicht den günstigsten Stromanbieter mit der Versorgung beauftragen."

Die Betriebskostenverordnung vom 1.1.2004 löst die bisher geltende Berechnungsverordnung (§27 II) ab. "Im Wesentlichen ist die neue Verordnung deckungsgleich mit der alten. Für Mietverträge, die vor dem 1. Januar 2004 abgeschlossen wurden, gilt aber weiterhin das, was bezüglich der Betriebskosten im Vertrag geregelt wurde."

Insgesamt hat der Mieter das Recht, sämtliche der Abrechung zugrunde liegenden Belege bei seinem Vermieter einzusehen. Eine Übersendung von Kopien kann er nur in Ausnahmefällen verlangen, zum Beispiel, wenn der Sitz des Vermieters in einer anderen Stadt liegt als die Wohnung des Mieters. Der Mieter trägt dann die Kosten, die für die Kopien entstehen. Die Kopierkosten sind im voraus durch den Mieter zu zahlen.

Höhe der Vorauszahlungen frei wählbar

Der Vermieter kann nach aktueller Rechtsprechung des BGH (AZ. VIII ZR 195/03) eine Vorauszahlung in beliebiger Höhe verlangen, wenn er zugesichert hat, dass diese angemessen sind. Er darf die Vorauszahlungen nicht bewusst zu niedrig bemessen, um den Mieter zur Vertragsunterschrift zu bewegen. Dies kann der Mieter jedoch nur schwer belegen. Im konkreten Fall hielt der BGH sogar eine Nachzahlung von über 100 Prozent der ursprünglich geforderten Summe für rechtens.

Reicht die Vorauszahlung nicht aus, und will der Vermieter deswegen für das folgende Jahr eine höhere Vorauszahlung, muss er die Erhöhung detailliert begründen (§ 560 Abs. 1 BGB) "Die Begründung muss sich auf die gesamten Betriebskosten beziehen - es reicht nicht, wenn der Vermieter mitteilt, dass die Wasserkosten gestiegen sind. Schließlich könnten gleichzeitig die Kosten für die Müllabfuhr gesunken sein", erklärt Löhlein.

Gerade in den vergangenen Jahren fiel die Betriebskostenabrechnung am Ende deutlich höher aus als zunächst angenommen: Nach einer Analyse des ifs Städtebauinstitutes mussten die Verbraucher im Jahr 2004 insgesamt 2,2 Prozent mehr für Strom, Wasser, Heizung und Müllabfuhr ausgeben als im Vorjahr. Damit lagen die Wohnnebenkosten deutlich über der Inflationsrate von 1,5 Prozent.