Berlin setzt bei der Online-Bauausschreibung auf die "qualifizierte elektronische Signatur"

(15.1.2004) Seit sechs Monaten nutzt die Berliner Senatsverwaltung und die GEWOBAG die Vergabeplattform AVA-Online zur Bekanntmachung von öffentlichen Bauausschreibungen und zur Bereitstellung der Vergabeunterlagen im Internet. Baufirmen können kostenfrei nach Bekanntmachungen zu öffentlichen Vergabeverfahren recherchieren und sich nach Aufforderung die Vergabeunterlagen in digitaler Form über das Internet auf ihre Rechner laden. Über 60% der an den Vergabeverfahren beteiligten Firmen beschaffen sich zwischenzeitlich die Vergabeunterlagen über www.vergabe.berlin.de.

Ab dem I. Quartal 2004 können die Bieter ihre Angebote nun auch über das Internet einreichen. Das Besondere an diesem neuen digitalen Vergabeprozess mit AVA-Online ist, dass die Firmen ihre Angebote mit Hilfe einer persönlichen Signaturkarte und eines Kartenlesers digital unterschreiben und verschlüsseln. Nur diese qualifizierte elektronische Signatur ist vom Gesetzgeber der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und für die Online-Vergabe vorgeschrieben.

Bei der Angebotsabgabe erhält der Bieter über die Vergabeplattform automatisch eine rechtsverbindliche Eingangsbestätigung mit Zeitstempel. Mit diesem Beleg wird die Vollständigkeit der Übertragung sowie der genaue Zeitpunkt der Angebotsabgabe bestätigt. Bis zum Eröffnungstermin kann der Bieter sein Angebot jederzeit zurückziehen und ein neues Angebot abgeben.

Das Berliner IT-Unternehmen ventasoft ist eigenen Angaben zufolge bundesweit einziger Anbieter einer Vergabelösung, die nach dem Signaturgesetz zertifiziert ist. Bieter und öffentliche Auftraggeber erhalten hier die Rechtssicherheit, die der Gesetzgeber bei der Abgabe und Entgegennahme von digitalen Angeboten fordert. Wie sehr dieses Verfahren auf Akzeptanz stößt, sollen die Zahlen der GEWOBAG belegen: Dort haben in den letzten zwei Wochen über 100 Firmen Signaturkarten und Kartenleser bestellt.

Die Vorteile liegen bei dieser Art von Ausschreibung und Vergabe für alle Beteiligten auf der Hand: Für die Bieter ergeben sich Zeitersparnisse bei der Bewerbung und der Bearbeitung der Vergabeunterlagen. Die Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfung vor der Angebotsabgabe ermöglicht ein formal korrektes und vollständiges Angebot einzureichen. Damit reduziert sich das Risiko für die Bieter erheblich, wegen Formfehler vom Vergabeverfahren ausgeschlossen zu werden.

Zudem ergeben sich beim digitalen Vergabeverfahren deutliche Kostenvorteile. Sowohl die Recherche nach öffentlichen Ausschreibungen als auch der Download der Vergabeunterlagen ist kostenfrei. Nur für die Anschaffung einer Signaturkarte und eines Kartenlesers entstehen einmalige Kosten in Höhe von ca. 100 Euro. Für die Pflege der Signaturkarte fallen jährlich Kosten in Höhe von ca. 50 EUR an.

Im herkömmlichen Verfahren (Papier und Post) dagegen bezahlen die Firmen für das Abonnement der Ausschreibungsblätter jährlich mehrere 100 Euro. Zusätzlich entstehen laufende Kosten bei einer öffentlichen Ausschreibung für die Vergabeunterlagen in Papierform zwischen 10 und 75 Euro.

Für die öffentlichen Auftraggeber ist das neue Verfahren wiederum transparent und nachvollziehbar. Eine Manipulation an den Vergabeunterlagen sowie eine Öffnung der Angebote vor dem Eröffnungstermin sind ausgeschlossen. Die Arbeitsabläufe in der Verwaltung werden einfacher und schneller. Allein bei der Senatverwaltung für Stadtentwicklung können so jährlich über 1000 Tonnen papiergebundene Vergabeunterlagen entfallen. Auch das aufwendige Nachrechnen der Angebote ist zukünftig nicht mehr nötig. Die elektronischen Angebote werden automatisch in den Preisspiegel übernommen und ausgewertet.

Im Rahmen der Fachmessen bautec bzw. build IT 2004 veranstaltet die ventasoft GmbH übrigens am 20.02.2004 in Berlin den dritten Praxiskongress zur "Online Vergabe von öffentlichen Bauaufträgen". Erfahrungsberichte über den Einsatz von Vergabe-Plattformen beim Bund und in den Ländern Berlin und Bayern stehen im Vordergrund.