Kostenplanung, AVA und Projekt-Controlling: Ganzheitliche Prozesse sind gefragt!

(12.12.2003) Seit Jahren verschärft sich die Situation für die Planungsbüros: Ein erheblicher Rückgang der Neubautätigkeit geht einher mit einer zu beobachtenden Tendenz vieler Bauherren, sich ihre Objekte von Bauträgern oder Schlüsselfertigbauern erstellen zu lassen. Je schwieriger aber die Situation in der Bauwirtschaft, desto wichtiger ist es für die wirtschaftliche Existenz vieler Planungsbüros, Erwartungen und Anforderungen der Auftraggeber möglichst gut zu (er)kennen und ihnen gerecht zu werden.

Aktuelle Untersuchungen bestätigen, was vielen Planern schon lange bewusst ist, an den Hochschulen aber keineswegs überall in gebührendem Umfang bei der Ausbildung von Architekten und Ingenieuren berücksichtigt wird:

• Während bei den Planern Gestaltung und Konstruktion an erster Stelle stehen,
• haben für die Mehrzahl der Bauherren Kostensicherheit und Wirtschaftlichkeit beim Bauen höchste Priorität.

Die angeborenen Instrumente des Bauplaners für die Kostenermittlung - Daumen und Bauch - reichen schon längst nicht mehr aus, wie schon viele Planer und Bauherren schmerzlich erfahren mussten und müssen. Rudimentäre Kostenschätzungen im Hochbau - z.B. über die Kubikmeter des umbauten Raumes, Quadratmeter Nutzfläche oder Bruttogeschossfläche - mögen gerade noch als Kontrolle für genauer ermittelte Kosten dienen. Als alleinige Methoden sind sie aber völlig unbrauchbar! Jene Kollegen, die auch heute noch stolz darauf sind, so mit +/- 5% Abweichung die Endkosten vorausbestimmt zu haben, übersehen geflissentlich, dass sie bereits 20% oder mehr als Reserve für ihre ungenaue Kostenermittlung eingerechnet haben und diese Reserve im Laufe der Objektplanung zu Lasten des Auftraggebers aufbrauchen.

Auftraggeber wünschen Kostensicherheit

Die langjährige Beobachtung des Baumarkts in Deutschland zeigt, dass diejenigen Bauplaner, die bewusst die Kostenverantwortung für den Bauherren übernehmen und diese ernst nehmen, in der Regel konjunkturell schwierige Zeiten erheblich besser überstehen als Büros, die sich diese Aufgabe zu leicht machen.

Bei vielen großen Bauherren werden die Bauabteilungen nach einem Trend zum Outsourcing inzwischen sogar wieder gestärkt, um durch konsequentes hausinternes Projektcontrolling den wirtschaftlichen Erfolg von Baumaßnahmen im Neubau wie im Bestand zu sichern und damit zum Unternehmenserfolg beizutragen.

Kostenplanung ist projektbegleitend durchzuführen

Abweichend von den Definitionen der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure (HOAI) und entsprechender Vorschriften zur Kostenplanung wie der DIN 276 im Hochbau erwarten viele Auftraggeber bereits vor einer Projektentscheidung und der Erteilung eines Planungsauftrags eine erste Kostenaussage als Kostenrahmen - sei es zur Abstimmung mit einem vorgegebenen Budget oder für die Budgetplanung. Über alle Phasen der Objektplanung bis zur Fertigstellung der Baumaßnahme mit abschließender Kostenfeststellung ist die Kostenplanung - bestehend aus Kostenermittlung, Kostenkontrolle und aktive Kostensteuerung - lückenlos projektbegleitend durchzuführen.

Die Kostenfeststellung hat hierbei nicht nur die Aufgabe, abschließend die tatsächlichen angefallenen Kosten zu dokumentieren und als Basis für die Honorarabrechnung zu dienen, sondern sie liefert wichtige Erkenntnisse für die Kostenermittlung künftiger Baumaßnahmen. Aus diesem Grunde ist es unbedingt erforderlich, die im Rahmen der Kostenfeststellung gewonnenen Daten in einer ganzheitlichen EDV-Lösung für neue Kostenermittlungen nutzbar zu machen!

Kostenplanung und Projekt-Controlling in der Praxis

Der heutige Stand des IT-Einsatzes für Kostenplanung und Projekt-Controlling ist erschreckend. Eine nicht unerhebliche Zahl von Planungsbüros wie auch diverse Bauabteilungen und Bauämter nutzen hierfür immer noch überhaupt keine EDV.

Weit verbreitet ist der Einsatz von Standardprogrammen wie Excel. Vom kleinen Planungsbüro über mittlere und große Projektsteuerer und Projektmanagementgesellschaften bis hin zu Bauabteilungen und Bauämtern wird dieses als flexibles, geduldiges Werkzeug geschätzt. Auf den ersten Blick liegen die Vorzüge auf der Hand: Ein weit verbreitetes Standardprogramm, optimale Formatierungsmöglichkeiten, keinerlei feste Strukturen sowie die Möglichkeit, Ergebnisse in jeder gewünschten Form darzustellen und Unerwünschtes weglassen zu können(!) - das gilt vielen Nutzern als Nonplusultra moderner IT-Anwendung. Die Nachteile sind allerdings gravierend: Die Daten sind von Hand einzugeben und im Laufe des Projektfortschritts immer wieder manuell zu aktualisieren. Sie sind nicht oder nur mit sehr großem Aufwand nachvollziehbar, die Qualität der Kostenaussagen hängt wesentlich von der Erfahrung des Bearbeiters ab und das Fehlerpotenzial durch die manuelle Fortschreibung ist zwangsläufig hoch. Somit ist auch sehr viel Disziplin im täglichen Workflow erforderlich!

Ebenfalls weit verbreitet ist die Nutzung von AVA-Programmen. Die meisten davon bieten genau das, was sie verheißen - schwerpunktmäßige Unterstützung bei Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung, also in den Phasen 6, 7 und teilweise 8 der Objektplanung. Auch wenn zu vielen dieser Programme im Laufe der Jahre Zusatzmodule mit Namen wie "Kostenermittlung", "Kostenkontrolle" "Elementmethode", "Raumbuch", etc. entwickelt wurden, so unterstützen die meisten von ihnen keineswegs den gesamten Planungsprozess durchgängig.

Eine weitere Kategorie stellen reine Controlling-Lösungen dar, die schwerpunktmäßig die Ergebnisse von Kostenermittlungen, Ausschreibungen, Vergaben und Abrechnungen abbilden und in ihrer Entwicklung zeigen. Verknüpfungen mit dem laufenden Planungsprozess existieren hier häufig nicht oder nur in halbautomatischer Form, z.B. durch Import und manuelle Zuordnung von Leistungsverzeichnissen, selten noch durch Importmöglichkeit von Abrechnungsaufmaßen.

Durchgängige Transparenz des Planungsprozesses

Zwar bieten klassische AVA-Programme verschiedene Methoden der Kostenermittlung an; sie vergessen aber in der Regel die lückenlose Dokumentation der Kosten in einer einheitlichen, frei wählbaren Struktur. Gerade diese von der jeweils gewählten Kostenermittlungsmethode unabhängige Kostendokumentation über alle Phasen hinweg ist aber ein herausragendes Merkmal gerade solcher Programme, wie sie in diesem Kontext relevant und erforderlich sind (um ein Beispiel zu nennen: CALIFORNIA 3000 von der G&W Software Entwicklung GmbH).

Der Planer, die Bauaufgabe und die jeweilige Bauphase bestimmen nun die Methoden:

• So kann z.B. die Kostenschätzung über das von der DIN 276 her bekannte Kenngrößenverfahren erfolgen, bei dem die voraussichtlichen Kosten einer aktuellen Baumaßnahme aus Vergleichsobjekten schnell über Kenngrößen mit einer standardisierten, für die Baumaßnahme geeigneten Kostengliederung ermittelt und in einer oder mehreren Kostenstrukturen (im Hochbau z.B. neue und alte DIN 276 parallel) für die Kostendokumentation abgebildet werden.
• Die Bauteilmethode für z.B. den Rohbau, das Raumbuch für den Ausbau oder das so genannte "Raum- und Gebäudebuch" als gemeinsames Werkzeug für Rohbau, Ausbau und Technik (aber auch für den Bau von Straßen, Kanälen und Versorgungsleitungen) liefern in der Kostenberechnung sehr viel genauere Daten - trotzdem sollte die Transformation in die einheitliche Struktur der Kostendokumentation auf Knopfdruck erfolgen können.
• Der in aller Regel auf Leistungsverzeichnissen basierende Kostenanschlag sollte ebenfalls durch die integrierte Funktionalität für Ausschreibung, Vergabe und Abrechnung incl. Objektüberwachung - ebenso wie die Kostenfeststellung - lückenlos in dieser Kostenmatrix dokumentiert werden können, so dass schließlich eine vollständige, transparente und damit nachvollziehbare Kostendokumentation über den gesamten Projektverlauf entsteht. Übertragungsfehler und Lücken sind bei entsprechender Software bereits vom Verfahren her ausgeschlossen.

Wenn diese Mechanismen der Kostenplanung und -Kontrolle ernst genommen und von der verwendeten Software auch konsequent abgebildet werden, dann wird das schnelle Durchrechnen von Planungsvarianten mit dem Ziel, Kosten zu sparen, wirklich möglich. Zudem werden im Projektverlauf auftretende Abweichungen von der Planung frühzeitig erkennbar, und das Nachtragsmanagement sowie die Prognosefunktionalität unterstützen das Controlling ebenso wie die integrierte automatische Budgetüberwachung.