Adobe Acrobat etabliert sich im eGovernment

(19.3.2002) Die öffentliche Verwaltung - und an vorderster Front auch die Bauverwaltung - ist nachhaltig auf den intensiven Austausch von Daten und Dokumenten. Bislang findet diese Kommunikation überwiegend auf Papier statt. Auf Initiative der Europäischen Kommission hin will die Bundesregierung mit dem Modernisierungsprojekt "BundOnline 2005" ein Umdenken in der Verwaltung herbeiführen: Im Rahmen von eGovernment soll ein digitales Leistungsangebot aufgebaut werden, um Abläufe zu optimieren und Kosten zu senken.

Wichtige und sensible Daten schnell von einem Ort zum andern zu übermitteln sowie Dokumente und Formulare rechtssicher abzustimmen, sind für Vorgänge in der öffentlichen Verwaltung maßgebende Faktoren. Unterlagen müssen oft mehrere Prüfstellen durchlaufen, dort korrigiert, abgezeichnet und dann weitergereicht werden. Solch komplexe Abläufe erfordern einen hohen Zeit-, Arbeits- und Kosteneinsatz. Die eGovernment-Initiative des Bundes soll dazu beitragen, durch effektive Nutzung moderner Kommunikationsformen öffentliche Stellen zu entlasten und behördliche Prozesse zu optimieren.

Adobe Systems, wahrscheinlich nahezu allen Internet-Usern durch den Acrobat-Reader bzw. PDF ein Begriff, will zur Förderung digitaler Workflows die ideale technologische Grundlage bieten: Zusammen mit Adobes ePaper-Lösungen verspricht das bewährte PDF-Dateiformat effizientes digitales Dokumenten-Management - von der Erfassung Papier-basierter Informationen über deren Überarbeitung am Bildschirm bis zur kostengünstigen Bereitstellung und Archivierung.

Adobes Konzept fürs eGovernment basiert auf:

• Adobe PDF,
• Adobe Acrobat,
• Adobe Acrobat Approval.

Die Grundlage des digitalen Workflows mit Adobe-Produkten bildet Adobe PDF. Der De-facto-Standard für den Austausch elektronischer Dokumente erfüllt eine wesentliche Voraussetzung für den Einsatz im eGovernment: Äußere Form und Inhalt (Layout, Text und Abbildungen) eines gedruckten Dokumentes bleiben ohne jegliche Veränderung erhalten. Diese Originaltreue ist besonders bei der Verlagerung der Formularbearbeitung auf den Computer unabdingbar. Hinzu kommt, dass Adobe PDF-Dokumente auf jeder Plattform genutzt werden können: Windows, Macintosh und auf mobilen Geräten wie PDAs. Zur Anzeige genügt die kostenlos verfügbare und bereits weit verbreitete Software Adobe Acrobat Reader. Mit Hilfe von Strukturinformationen wird das Dokument-Layout an die jeweils verfügbare Anzeigefläche angepasst. Dank ihrer geringen Dateigröße im Verhältnis zum Original können Adobe PDF-Dateien außerdem kostengünstiger und schneller versandt werden und sorgen so für uneingeschränkte Mobilität von Daten.

Eine weiterer Vorteil von Adobe PDF ist die Möglichkeit, für Dateien besondere Nutzungsrechte zu vergeben und sie per Kennwort zu schützen. So lässt sich zum Beispiel festlegen, dass ein Dokument zwar geöffnet, aber nicht ausgedruckt werden kann. Nur wer über das entsprechende Kennwort verfügt, kann diese Nutzungsrechte ändern.

Adobe PDF-Dokumente können mit Adobe Acrobat überarbeitet werden, ohne dass am Inhalt selbst etwas verändert wird. Mit intuitiven Werkzeugen für elektronische Anmerkungen (Haftnotizen, Textmarker usw.) können Dateien sowohl offline als auch per Zusatzmodul von einem Web-Browser aus redigiert und abgestimmt werden. Zur Abzeichnung freigegebener Unterlagen dient eine digitale Signatur, die sich mit Hilfe eines speziellen Moduls aus Adobe Acrobat hinzufügen lässt und den Unterzeichnenden eindeutig identifiziert.

Ein weiterer für öffentliche Einrichtungen relevanter Anwendungsbereich von Adobe PDF-Dateien sind elektronische Formulare: Abgesehen von allen administrativen Vorzügen sind E-Formulare auf Adobe PDF-Basis in der Lage, Eingaben auf Richtigkeit zu prüfen und eigenständig Berechnungen durchzuführen. Des Weiteren können Sie an Datenbanken angebunden werden. Mit Adobe Acrobat Approval steht auf Anwenderseite ein einfach zu bedienendes Tool zur Verfügung, Formulare auszufüllen, digital zu unterzeichnen und elektronisch oder - sofern erforderlich - auf Papier einzureichen.

eGovernment mit Adobe PDF in der Praxis

Derzeit laufen bereits Projekte, die diese speziellen Qualitäten von Adobe Acrobat in einigen Stellen von Bundesbehörden nutzen. Unter dem Schlagwort "E-Vergabe" entsteht die elektronische Vergabeplattform des Beschaffungsamts des Bundesinnenministeriums mit Hilfe der Adobe-Technologie. Die von CSC Ploenzke entwickelte Lösung stellt dort eine rechtskonforme Abwicklung bei der öffentlichen Beschaffung sicher.

Im Bundesministerium für Verkehr, Bau- und Wohnungswesen optimiert eine Lösung von HAESSLER mit Adobe PDF die behördliche Aktenablage.

"Diese Projekte machen die Funktionsfähigkeit von Adobes ePaper-Lösungen für Aufgaben der öffentlichen Hand deutlich", so Kemm weiter. "Wir möchten mit unseren Produkten und Technologien dazu beitragen, dass eGovernment in Deutschland im Sinne der EU-Initiative umgesetzt werden kann."