E-Rechnungen werden Pflicht! Im XRechnung-, ZUGFeRD- oder GAEB-Format?

(2.10.2020) Ab dem 27. November 2020 müssen Bauunternehmer und Handwerker ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber als E-Rechnung ausstellen. Gemäß E-Rech­nungs-Verordnung (E-RechV) hat dies im XRechnung-Format zu erfolgen. Demnach genügt es nicht, die Rechnung einfach als PDF-Datei zu verschicken. Als elektronische Rechnungen werden zukünftig ausschließlich strukturierte Datensätze akzeptiert.

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Neben dem Bund werden auch Länder, Kommunen sowie eine Vielzahl größerer Unternehmen auf E-Rechnungen umstellen. Nachvollziehbar, denn der Aufwand einer manueller Erfassung und die damit verbundene Fehlerquellen entfallen so. Zudem können E-Rechnungen auch für die Lieferanten von Vorteil sein, denn beim Auftraggeber verkürzen sich die Durchlaufzeiten von Rechnungen. Portokosten für den Rechnungsversand sind außerdem passé.

Anstelle des genannten XRechnung-Formats könnten viele Auftraggeber E-Rechnungen auch im ZUGFeRD-Format verlangen. Die meisten Bundesländer akzeptieren derzeit beide Formate. Und insbesondere im Bauwesen wird ziemlich sicher auch GAEB X89-Dateien eine wichtige Rolle zukommen.

All diese Formate unterstützt inzwischen die Baukalkulation nextbau von f:data - siehe Screenshot rechts oben.

XRechnung - für öffentliche Auftraggeber

Die E-RechV regelt, dass im öffentlichen Auftragswesen des Bundes ab 27. November 2020 für Rechnungen das Standardformat XRechnung zu verwenden ist. Lediglich Rechnungen zu Direktaufträgen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro sind ausgenommen. Stellt der Bauunternehmer eine E-Rechnung, sollte er vorab beim jeweiligen Empfänger das genaue Verfahren für die Übermittlung erfragen. Via Internet steht die zentrale Rechnungseingangsplattform ZRE des Bundes zur Verfügung, die auch von kooperierenden Bundesländern genutzt wird. Einige Bundesländer betreiben aber auch eigene Rechnungsportale. Nextbau erstellt bei Bedarf eine E-Rechnung im XRechnung optional auch mit einer lesbaren PDF-Datei, die sich als Anhang verwenden lässt.

ZUGFeRD – lesbar für Menschen und Maschinen

Bei ZUGFeRD handelt es sich um ein allgemeines Datenformat für elektronische Rechnungen, das mit Unterstützung des Wirtschaftsministeriums vom Forum elektronische Rechnung Deutschland erarbeitet wurde. Es zielt insbesondere auf die Verwendung durch kleine und mittlere Unternehmen ab, eignet sich aber auch für die öffentliche Verwaltung sowie Steuerberater. Dabei entspricht die Version ZUGFeRD 2.0 den EU-Vorgaben für E-Rechnungen.

Eine ZUGFeRD-Rechnung lässt sich zwar optisch nicht von einer als PDF-Datei gespeicherten Rechnung unterscheiden, es sind darin aber maschinenlesbare Daten eingebettet. Der Empfänger kann diese also in seine Buchhaltungssoftware einlesen.

GAEB X89 - Rechnungsdaten mit LV

Für Rechnungen im Bauwesen ist zu beachten, dass die bisher genannten Formate XRechnung und ZUGFeRD nicht das eigentliche Leistungsverzeichnis enthalten. Beim elektronischen Datenaustausch von LVs haben sich seit Jahren die GAEB-Formate als Standard etabliert. Nun werden mit Dateien der Daten-Austauschphase „X89 Rechnung“ die Rechnungsdaten mit aufgegliederten Leistungspositionen und Mengenansätzen übergeben. Zum GAEB-Export dieser Rechnungsinformationen lässt sich derzeit in Nextbau das Format GAEB DA 89 wahlweise in der Version 3.2 oder 3.3. auswählen. Ganz nach Wunsch des Rechnungsempfängers.

Weitere Informationen zu Next können per E-Mail an f:data angefordert werden.