Praxisbeispiel: Mit MWM-Libero Baustellen effizient und vollständig abrechnen

(30.4.2018) Die hohe Kunst der Abrechnung von Baumaßnahmen besteht laut dem staatlich geprüften Bautechniker und Meister im Straßenbauhandwerk Tobias Pfleghar darin, ...

• keine Positionen zu vergessen und
• die Massen korrekt zu ermitteln.

Denn nur, wenn alle Leistungen vollständig in Rechnung gestellt werden, können sie auch angemessen beglichen werden. In dieser Hinsicht kommt dem Abrechner eine zentrale Position zu. Unterstützt wird der Bautechniker aus Feldberg im Südschwarzwald dabei von MWM-Libero.

Seit 2009 setzt Pfleghar das Programm für Aufmaß, Mengen­er­mittlung sowie Bauabrechnung der Bonner MWM Software & Beratung GmbH ein, um die Baustellen seiner Auftraggeber abzurechnen. Dazu erhält er das Leistungsverzeichnis der jeweiligen Baustellen mit den Einheitspreisen, welches er mittels GAEB-Schnittstelle in MWM-Libero importiert. Das Programm stellt das LV mit seinen Positionen und dem entsprechenden Kurztext dann in einer Baumstruktur dar. Hier lassen sich die relevanten Positionen auswählen und die ermittelten Daten eingeben. Daraus ergibt sich das Ergebnis der Men­gen­er­mittlung. Tobias Pfleghar übermittelt daraufhin das ausgefüllte Leistungsverzeichnis wieder per GAEB an den Auftraggeber.

Kontinuierlicher Kontakt

In regelmäßigen Abständen, manchmal mehrmals in der Woche, besucht der Bautechniker die Baustellen zwecks Mengenermittlung. „Die Poliere stehen stark unter Druck und da können Positionen unter den Tisch fallen. So werden zum Beispiel Schilder abgebaut und vergessen und können nicht in Rechnung gestellt werden,“ erläutert der Abrechner. Daher ist es für ihn wichtig, vor Ort zu sein und die erbrachten Leistungen mit dem Polier und dem Bauleiter zu besprechen. Einmal monatlich geht er auch mit den Bauleitern die Abrechnung detailliert durch, damit keine Positionen vergessen werden.

Als Basis für die Besprechungen dient Tobias Pfleghar die in MWM-Libero erstellte Differenzliste, auch als Liste der „Über- und Unterschreitungen“ oder als „Soll-Ist Vergleich“ bezeichnet. Denn in dieser kann er die ausgeschriebenen und beauftragten Leistungsverzeichnismengen mit den erfassten oder abgerechneten Mengen darstellen. Sind zum Beispiel 20 m³ Erdaushub ausgeschrieben, aber nur 3 m³ abgerechnet, fragt er nach. Pfleghar erklärt: „Immer wieder stelle ich fest, dass Arbeiten, die schnell ausgeführt werden wie zum Beispiel Handaushub, Verkehrsschilder abbauen oder Büsche roden einfach nicht aufgeschrieben werden. Mit dieser Vorgehensweise können wir sie erfassen und abrechnen.“

Da bei großen Projekten die Differenzlisten sehr umfangreich sein können, bietet das Programm die Möglichkeit, diese zu filtern. Auswertungen wie „Zeige mir nur die Positionen, die noch nicht abgerechnet sind!“ oder „Zeige mir nur die Positionen, die weniger als 90% Abrechnungssumme haben“ können so schnell erstellt werden.

Viele Einzelrechnungen

Da heute die meisten Versorgungsträger Eigenbetriebe sind, ist die Anzahl der Einzelrechnungen bedeutend höher als früher. So muss Pfleghar eine kleine Baumaßnahme in Feldberg von 2,2 Mio. Euro auf zehn Rechnungen aufteilen. Mit MWM-Libero sei das kein Problem, da sich die Maßnahme in einem Projekt befindet und Pfleghar im Bereich Kriterien, denen die Mengenansätze neben den Positionen zugeordnet werden, die zehn Einzelrechnungen angelegt hat. Diese sind den verschiedenen Kostenträgern wie zum Beispiel Wasserleitungen, Kanäle, Stromversorgung, Telekom zugeordnet - und das unterteilt nach Unterpositionen wie Hauptleitungen und Hausanschlüssen. So kann die Abrechnung aufgeschlüsselt nach den entsprechenden Kostenträgern erfolgen.

Hilfreicher Memotext

Hilfreich für den Abrechner ist die Möglichkeit, zu jeder Position einen Memotext anzulegen. Bei Besprechungen auf der Baustelle hat Tobias Pfleghar immer sein Notebook dabei: „Damit dokumentiere ich Anmerkungen des Bauleiters, Kalkulators oder auch des Poliers in Bezug auf die Abrechnung der jeweiligen Positionen. Dies können Veränderungen im Bauablauf, zurückgestellte Abrechnungen, Hinweise zum Grad der Fertigstellung etc. sein.“ Zwecks Übersichtlichkeit lässt er diese Positionen automatisch in der Baumstruktur markieren und in eine interne Liste drucken. In „offiziellen“ Ausdrucken erscheinen diese Notizen allerdings nicht. Mit einer Suchfunktion kann Tobias Pfleghar auch bei großen Baumaßnahmen schnell auf seine Notizen zugreifen. Zu Dokumentationszwecken kann er mittels einer Vorlage gezielt Memotexte mit ausgewählten Stichwörtern ausdrucken und so einfach und schnell To-Do-Listen erzeugen. „Bei langen Laufzeiten der Baustellen kann ich noch nach Jahren schnell auf meine Notizen zugreifen und diese dem Auftraggeber gegenüber dokumentieren“, meint der Abrechner.

Keine Mengen, kein Geld

Keine Mengen bedeutet kein Geld für das ausführende Unternehmen. Doch die Erfassung aller verbauten Mengen für die Rechnungsstellung kann äußerst aufwändig sein und es können schnell mehrere Hundert Seiten zusammenkommen. MWM-Libero ermöglicht neben der positionsweisen eine tabellarische Mengenerfassung. Hierbei wählt Tobias Pfleghar die gewünschten Positionen sowie Kriterienwerte aus. Diese stellt die Software dann tabellarisch dar. Er muss dann nur noch von Spalte zu Spalte klicken und die Werte eingeben. Diese Vorgehensweise ist wesentlich schneller und überschaubarer als die positionsweise Erfassung. Eine so erstellte Tabelle kann er auch als Vorlage auf dem Tablet nutzen und die Werte handschriftlich eingeben oder die Tabelle als Ausdruck mit auf die Baustelle nehmen. Selbstverständlich kann er, während er Eingaben tätigt, neue Positionen oder Kriterienwerte angelegen oder diese aus anderen Tabellen übernehmen.

Schnelles Arbeiten und Nachvollziehbarkeit

Mit MWM-Libero sind für den Bautechniker ein schnelles Arbeiten sowie jederzeit eine Nachvollziehbarkeit der Daten möglich. So kann Tobias Pfleghar eine einscannte Skizze an das entsprechende Aufmaßblatt anfügen und seine Bauabrechnungen nicht nur mit Fotos, sondern auch mittels PDF-Dateien dokumentieren. Auch kann er die Mengen­er­mittlung mit einem A4-Ausschnitt aus einer CAD-Zeichnung erläutern. Das Programm ergänzt die einzelne PDF-Seite mit einer Projektüberschrift und einer neuen Seitennummer. Damit sind der komplette Ausdruck Mengenermittlung und integrierte PDF-Dateien revisionssicher beschriftet und nummeriert.

Für Tobias Pfleghar ist Abrechner ein Traumberuf. „Ich habe Kontakt mit Menschen, bin genauso auf der Baustelle wie im Büro und kann flexibel arbeiten.“ Durch das konsequente Erfassen aller Mengen und Positionen gibt er den Straßen- und Tiefbauunternehmen die Sicherheit, dass diese alle Leistungen ihren Auftraggebern in Rechnung stellen können. MWM-Libero als flexibles Programm, bei dem eine umfangreiche Funktionalität der Benutzerfreundlichkeit nicht im Wege steht, unterstützt den Straßenbauhandwerksmeister dabei optimal.

Weitere Informationen zu MWM-Libero können per E-Mail an MWM angefordert werden.